Google Docs

googledocs adalah layanan pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir, dan penyimpanan data berbasis web gratis dari Google. Layanan ini pertama kali diluncurkan pada10 Oktober 2006 sebagai gabungan dua layanan: Writely dan Spreadsheets. Layanan presentasi diluncurkan pada 17 September 2007 sedangkan layanan penyimpanan data untuk berkas apa pun (hingga maksimum 1 GB per berkas) diluncurkan pada 13 Januari 2010.

Google Docs juga fleksibel. Dapat disetting sesuai kehendak yang mengunggah/uploader. Seperti dapat dilihat saja, tidak dapat didownload. Dapat dilihat dan di-download (unduh) atau disetel sebagai private (khusus dan tertutup). Kelebihan dari Google Docs adalah tidak ada iklan.

Google Docs saat ini telah menjadi tren aplikasi online untuk mengelola dan berbagi dokumen. Tidak seperti aplikasi office tradisional, yang perlu diinstal pada komputer lokal, aplikasi Google Docs merupakan aplikasi yang berbasis web dan dapat diakses dari manapun selama ada konseksi internet, tidak perlu diinstal ataupun diupgrade ke versi terbaru karena Google yang akan mengurus masalah bug ataupun penambahan fitur terbaru. Selain itu, keuntungan lainnya adalah Google Docs dapat diakses secara gratis.

Dengan kemampuan saling berbagi dokumen antara sesama user, dokumen tidak perlu lagi disimpan dalam media penyimpanan lokal yang hanya dapat diakses satu orang atau beberapa orang dalam jaringan lokal. USer tidak perlu lagi mengirimkan dokumen dalam bentuk file attachment karena siapapun dapat diberi akses untuk hanya melihat ataupun memodifikasi dokumen tersebut (tanpa harus membuat copy dokumen).

Bagaimana jika dibutuhkan bekerja secara offline? Plugin Google Gears, yang diinstal pada web browser untuk memperluas fungsi kerja browser, dapat mengatasi situasi ini. Dengan aplikasi Google Gears, dokumen dapat dikelola secara offline. Plugin Google Gears bersifat opsional. Google Docs tetap dapat dijalankan dengan baik di web browser merkipun tidak diinstal.

Bagaimana dengan dokumen yang dibuat dengan aplikasi lain, seperti Ms. Office atau OpenOffice? Saat ini, Google Docs mendukung file yang dibuat dengan aplikasi office populer. Jenis file yang dapat dikenali antara lain DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, dan PPT. File dengan jenis tersebut dapat diupload pada server Google Docs dan diedit. Namun, terjadi sedikit perubahan format dokumen dibandingkan dengan pengeditan dengan aplikasi aslinya.

Bagaimana dengan keamanan dokumen? Salah satu keuntungan melakukan pengelolaan dokumen pada komputer lokal adalah keamanan yang terjamin. Dokumen tidak dapat diotak atik oleh siapapun yang tidak dapat mengakses komputer lokal tersebut. Jika dokumen diletakkan pada server online yang tersedia 24 jm seperti halnya dokumen yang dibuat melalui Google Docs, bagaimana tingkat keamanannya? Saat dokumen dibuat melalui Google Docs, dokumen tersebut bersifat pribadi. Isi dokumen tersebut tidak akan dapat diakses oleh pencarian mesin pencari. Tidak ada pihak ketiga yang dapat mengakses informasi dalam dokumen tersebut, kecuali si pemilik dokumen memberikan hak akses untuk melihat (atau memodifikasi) dokumen tersebut. Hak akses untuk melihat ayau memodifikasi dapat diberikan kepada akun tertentu ataupun secara publik sehingga semua pihak (termasuk mesin pencari) dapat mengakses isi informasi pada dokumen tersebut.

Untuk dapat mengakses Google Docs, diperlukan koneksi internet. Software yang diperlukan adalah web browser, dan kali ini yang digunakan adalah Google Chrome dengan pertimbangan kompabilitas penuh terhadap aplikasi Google Docs. Hal lain yang perlu diperhatikan untuk menjalankan Google Docs adalah perlu di-enable-nya cookies dan Java Script pada browser.

Secara umum, tampilan pada laman utama Google Docs dibagi menjadi 4 bagian yaitu Search Box, Menu atau Panel Navigasi, List Dokumen dan Detail dokumen yang dipilih.

Dokumen yang dapat dibuat dengan Google Docs dapat dikategorikan dalam lima kategori yaitu:

  • Dokumen (Document)
  • Lembar kerja (Spreadsheet)
  • Presentasi (Presentation)
  • Formulir (Form)
  • Gambar (Drawing)

Lalu bagaimana cara menggunakan GoogleDocs

Daftar dan Masuk/Login ke GoogleDocs ==> Daftarkan diri anda ke google menggunakan alamat email yang anda miliki (tidak harus gmail) untuk membuat akun di google.

UpLoad file ke GoogleDocs

1. Klik ikon Upload/Unggah (kiri atas di samping tulisan Create/Buat)
2. Klik File/Berkas -> pilih file/berbas di Komputer Anda.
3. Klik Mulai Unggah/Start Uploading. Selesai.

Setting Permission di GoogleDocsAnda dapat menyetel / settings status berkas yang diunggah apakah akan dibuka untuk umum atau untuk pribadi saja.

File atau berkas bersifat Private (Khusus dan Tertutup)
By default (setelan asal), file yang diunggah akan otomatis bersifat pribadi. Bukan untuk umum. Jadi, kalau memang tidak diperuntukkan untuk umum, maka Anda tidak perlu menyetel apa-apa lagi setelah mengunggah suatu berkas. Namun, kalau file tersebut untuk diketahui umum, silahkan ikuti panduan selanjutnya di bawah.
Apabila Anda berbagi file khusus tersebut pada seseorang, maka orang tersebut harus (a) mendapat invite dari Anda; dan (b) dia harus masuk/login terlebih dahulu.

File atau Berkas bersifat semi terbuka yang dapat dilihat oleh yang beri link
Berkas semi terbuka ini tidak dapat dicari di mesin cari. Akan tetapi dapat dilihat oleh siapa saja yang punya atau mengetahui link ke file tersebut.
1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload
2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah
3. Beri tanda tik pada “Siapa saja yang memiliki tautan” atau “Anyone with the link”
4. Klik Save / Simpan.

File atau Berkas bersifat terbuka dapat dilihat dan dapat di download/unduh
Apabila file yang diunggah memang untuk konsumsi publik, maka setelan ini adalah yang terbaik.
1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload
2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah
3. Beri tanda tik pada “Publik di Web” atau “Public on the Web”
4. Klik Save / Simpan.

Tinggalkan Pesan Anda Disini

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s